Petit vade-mecum à l‘usage des organisateurs de régionales

 

Voilà un petit pense bête pour un organisateur de régionale soucieux de ne rien oublier…

 

Trois mois avant la course :

+Réaliser les reconnaissances générales (site de course, site d'accueil)

+Obtenir les autorisations nécessaires (municipalités, ONF, éventuellement propriétaires)

+Désigner les responsables par ateliers (départ, arrivée, accueil/Sport Ident, traçage, pose des postes)

 

 

Un mois à 15 jours avant :

+Assurer la promotion de la manifestation : LBCO, clubs, web, presse régionale.

+Traçage et prébalisage. Ce qui laisse un peu de marge au contrôleur…. Et à l’organisateur si de grosses erreurs sur la carte obligent à des modifications drastiques dans le traçage, ce qui malheureusement peut arriver.

+Réalisation des définitions de postes, et entrée des circuits dans Sport Ident.

+Réalisation d’un carte mère par circuit.

+Placer le (ou les) postes de ravitaillement.

+Faire contrôler les circuits ,les postes et les définitions. Ce n’est pas seulement le contrôleur qui fait ça, mais un contrôle doit déjà être fait en interne. Personne n’est à l’abri d’une erreur.

 

 

Une semaine avant :

+Concentrer le matériel technique : postes, boîtiers Sport Ident, toiles, rubalise pour le Jalonné.

+Concentrer le matériel des ateliers : départ, arrivée, accueils : tables, tentes, fléchage routier...

 

 

La veille et le matin :

+Pose des postes et des ravitaillements.

+Contrôler la pose effective de tous les postes.

+Pose du parcours jalonné. Attention, cela mobilise une personne pendant deux heures.

+Installer les différents ateliers. L’accueil doit être opérationnel une heure avant le premier départ.

+Baliser l’accès au départ.

 

 

Accueil des débutants

+Promotion

Promouvoir l’accueil des débutants avec les médias locaux.

+Accueil

Mettre en place des moyens dédiés à la gestion des débutants : au minimum 1 personne pratiquant régulièrement la CO, 1 structure d’accueil distincte de l’accueil général, des moyens pédagogiques classiques (panneaux d’information FFCO, cartes d’orientation, balise, pince, carton de contrôle, définition de poste, boussole).

Identifier clairement l’atelier d’accueil des débutants, et l’activer en même temps que le dispositif de course.

+Conception des circuits

Concevoir des circuits I Jalonné et I Court faciles.

Regrouper si possible le départ et l’arrivée des circuits débutants avec l’atelier d’accueil débutants.

Etablir les définitions de poste en clair.

Mettre des cartons de contrôle à la disposition des coureurs.

Ne pas envisager de dispositif de chronométrage.

+Suivi

Enregistrer les coordonnées des participants, leur remettre la liste des clubs de la région et des contacts ainsi que le calendrier d’activités des clubs du département.

Mettre à jour le fichier régional de suivi des licences journées.

Adresser aux participants les calendriers d’activités du club pendant un an.  

 

 

Et ensuite ….

+Gérer les imprévus.

+Assurer le nettoyage des sites.

+Remercier les organisateurs.

+Restituer les matériels à la LBCO et autres organismes prêteurs.

+Etablir les résultats, les diffuser (web, presse, clubs).

+Publier un compte rendu dans la presse régionale.

+Un débriefing peut s’avérer intéressant. Il faut prendre en compte les remarques de chacun pour se perfectionner…

 

Et le contrôleur?

+Il doit s'assurer de la viabilité du projet dès que celui-ci lui parvient, au moins 3 semaines avant la course: la carte n'est pas trop vieille, est-elle adaptée à cette course, la forêt n'a pas reçu les deniers outrages (coupes, ...), l'aire d'arrivée est-elle correcte?

+Il doit contrôler le traçage: il ne s'agit pas de refaire à son idée le traçage, mais d'éviter les grosses fautes. Voir la page tracage. Penser tout particulièrement au jalonné, et au poste boissons pour les plus grands circuits.

+ Il doit faire un tour sur la carte, contrôler les prébalisages.

+Et enfin, être présent lorsque les poseurs reviennent avec leur doigt pour vérifier avec eux que tout est en place.

+ Pour finir, rester stoïque lorsqu'il va se faire ... par l'inévitable râleur.